4 astuces pour mieux collaborer

Un grand nombre de projets sont menés en équipe et portés par plusieurs personnes d’où l’importance de bien collaborer. Il ne suffit pas de réunir un groupe d’individus dans une salle de réunion pour prétendre collaborer efficacement. Tout comme le management, la collaboration peut être facilitée à travers différentes méthodes et outils.

Chez exoflow, nous sommes adeptes du travail collaboratif. D’ailleurs, nous appliquons des méthodes de travail qui font toujours appel à l’intelligence collective dans la gestion de nos projets. Nous avons donc décidé de vous partager 4 astuces pour mieux collaborer.

1) Fédérer son équipe autour du projet  

Travailler en équipe implique parfois de travailler avec des collaborateurs externes à son service. Les collaborateurs ont par conséquent des profils différents et ne se connaissent pas nécessairement. Il est important avant de se lancer dans un projet collaboratif de pouvoir fédérer une équipe et embarquer tout le monde autour du projet.

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Pour ce faire, nous vous conseillons de réaliser un atelier dream team. Il permettra aux collaborateurs d’avoir le même degré d’information quant aux objectifs du projet. La communication étant un élan incontournable d’une bonne collaboration.

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Cet atelier permettra également à chacun de mieux se connaitre et faciliter les futurs échanges. Vous pouvez ainsi définir un nom d’équipe, créer un blason, ou un logo et laisser chacun des collaborateurs se présenter au reste de l’équipe en mentionnant l’objectif de leur présence. Vous prenez ainsi le temps de comprendre les rôles et responsabilités de chacun. A l’issue de cet atelier, vous aurez initié une dynamique d’équipe.

2) Proposer un environnement propice

Les espaces de travail ne sont pas toujours propices à la collaboration. Les bureaux classiques, cloisonnés ont montré leurs limites. Les bureaux individuels n’incitent pas au partage et favorisent le travail individuel. Nous vous préconisons ainsi de proposer des espaces collaboratifs qui permettront de générer davantage d’interactions entre les collaborateurs.

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La particularité des espaces collaboratifs est de pouvoir proposer différents types d’aménagements. Un espace collaboratif peut ainsi être constitué de diverses zones telles que : un espace réunion, un espace détente, un espace deepwork… Un espace collaboratif se doit d’être modulable pour impulser une dynamique et favoriser les mouvements des collaborateurs. Les mobiliers qui se déplacent permettent ainsi de structurer les espaces en fonction des besoins.

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Les surfaces d’expression ainsi que les fournitures mises à disposition des collaborateurs ont également un rôle important à jouer. Elles permettront d’une part de mettre en visibilité les idées de chacun et d’échanger autour de cet affichage. D’autre part, le matériel proposé offrira la possibilité d’imaginer, créer et tester les idées exprimées.

La collaboration reposant sur le principe de partage et d’échange, il est donc primordial d’avoir un environnement en mesure de permettre ces interactions.

3) Disposer des outils adéquats

Avec l’essor du digital nous disposons désormais d’une multitude d’outils qui facilitent la collaboration. Ils permettent ainsi de travailler de façon instantanée et d’être plus agile. Prenons quelques exemples :

Les outils de gestion de projet permettent aux équipes de se coordonner et organiser leur travail. Trello est un outil collaboratif de mind mapping, il permet de se représenter l’état d’avancement d’un projet. De cette manière les collaborateurs ont une vision d’ensemble sur le projet en identifiant les missions à réaliser et les responsabilités de chacun avec l’attribution des tâches.

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Les outils de partage tels que Google drive, dropbox, ou encore Onedrive permettent de stocker et centraliser les fichiers afin que chacun puisse avoir accès aux documents de travail.

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Les outils de communication permettent aux collaborateurs de rester en contact. Les messageries instantanés sont essentielles, face à la surcharge des boîtes mail, ces messageries permettent de faire preuve de réactivité et permettent aux équipes de communiquer facilement. On ne cessera pas de le répéter une bonne collaboration passe avant tout par une bonne communication. Pour cela, vous pouvez utiliser slack, teams, discord… à vous de tester le channel qui vous conviendra le mieux, le choix ne manque pas !

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Attention à ne pas multiplier les outils, face à tout ce choix, on aurait tendance à vouloir utiliser plusieurs plateformes. Néanmoins, vous risquez de vous y perdre et créer davantage de confusion. Faites le choix d’utiliser quelques outils seulement selon le besoin du projet. Certains outils payants peuvent remplir l’ensemble de ces fonctionnalités.

4) Avoir une posture de manager facilitateur

Le manager facilitateur joue désormais un rôle essentiel dans les organisations. Son rôle vise à améliorer le fonctionnement d’un groupe dans le but d’atteindre un objectif commun. Il est le garant d’une bonne harmonie dans l’équipe. Il devra naturellement cadrer l’équipe, être un bon communicant, et gérer les éventuels conflits.

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De par sa posture de facilitateur, le manager doit être à l’écoute de ses équipes et faire preuve d’agilité. Son principal objectif est de faire évoluer le leadership de son équipe. Il encourage ainsi les collaborateurs à faire preuve d’initiative et à développer leur potentiel. Pour conclure, Le facilitateur accompagne la dynamique de groupe en utilisant des processus d’Intelligence Collective. Afin de mettre en place ce style de management vous pouvez découvrir cet article.

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Pour résumer :

Féderer son équipe est un essentiel pour entrainer une dynamique de groupe vers l’atteinte d’un objectif commun. L’environnement de travail, les outils et le management sont des éléments qui viendront renforcer la cohésion d’équipe afin d’améliorer la collaboration.

Pour vous accompagner dans la gestion de projet, nos consultants peuvent intervenir afin de faciliter vos séances de travail et permettre à vos équipes d’apprendre à collaborer.

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