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Facilitation
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28
September
2023
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Lorsqu'il s'agit de mener à bien un projet, peu de choses sont aussi cruciales que l'alignement de l'équipe. Une équipe bien alignée peut atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente. Cependant, l'alignement entre collaborateurs n’est pas un automatisme; il nécessite une planification, une communication et une gestion appropriée. Dans cet article, nous explorerons en profondeur comment aligner une équipe avant de lancer un projet, en identifiant les étapes clés à suivre pour garantir le succès.
Tout commence par une vision claire. Avant de lancer un projet, il est essentiel de définir clairement les objectifs du projet. Pour établir vos objectifs, appliquez la méthode SMART. Les objectifs doivent ainsi être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Assurez-vous que chaque membre de l'équipe ait bien compris les objectifs et leur importance pour l'organisation.
Les objectifs du projet servent de repère pour l'équipe et les guider tout au long du projet. Ils permettent également de s'assurer que tous les membres sont sur la même longueur d'onde dès le départ.
Une fois les objectifs du projet établis, il est temps de clarifier les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Qui est responsable de quoi ? Quelles sont les tâches spécifiques assignées à chaque membre ? Cette étape garantit que chaque personne sait ce qui est attendu d'elle et réduit les risques de confusion ou de chevauchement des responsabilités.
Un outil efficace pour accomplir cela est la création d'une matrice RACI (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) qui attribue des rôles à chaque membre de l'équipe pour chaque tâche ou activité du projet.
La communication est la pierre angulaire de tout projet réussi. Créer un environnement où les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs questions est essentiel. Une communication ouverte favorise la confiance au sein de l'équipe et permet de résoudre rapidement les problèmes qui pourraient surgir.
Organisez régulièrement des réunions d'équipe pour discuter de la progression du projet, des obstacles rencontrés et des prochaines étapes. Encouragez les membres de l'équipe à poser des questions et à partager leurs idées, et assurez-vous que les canaux de communication soient accessibles à tous.
La collaboration est essentielle pour tirer parti des compétences et des connaissances de chaque membre de l'équipe. Encouragez la collaboration par le biais d'ateliers collaboratifs et en ayant recours à des méthodes de travail facilitant l’émergence de l’intelligence collective.
Les équipes qui travaillent ensemble de manière collaborative sont plus aptes à résoudre des problèmes complexes et à innover pour trouver des solutions créatives.
Pour que l'équipe puisse mener à bien le projet, elle doit disposer des ressources adéquates. Cela inclut non seulement les ressources matérielles, mais aussi les compétences et la formation nécessaires.
Assurez-vous que chaque membre de l'équipe a accès aux informations et aux données pertinentes, ainsi qu'aux outils et aux technologies nécessaires pour accomplir sa tâche de manière efficace.
La mesure de la performance est essentielle pour évaluer la progression du projet. Définissez des indicateurs de performance (KPI) qui permettent de suivre les progrès et de mesurer la réussite du projet.
Les KPI doivent être alignés sur les objectifs du projet et doivent être régulièrement examinés par l'équipe pour s'assurer que tout va dans la bonne direction.
Enfin, restez flexible. Les projets évoluent, et il est important d'adapter votre approche en conséquence. Révisez régulièrement votre plan de projet, vos objectifs et vos stratégies en fonction des nouvelles informations et des changements de circonstances.
Maintenant que vous connaissez les grandes lignes pour aligner une équipe sur un projet, êtes vous prêt à vous lancer ?
🎯 Pour vous lancer, nous vous proposons de découvrir l’outil “Mon cadre de travail”. Cet outil permet de poser les fondations d’une collaboration entre les membres d’une équipe.
C’est une méthode collaborative qui s’utilise en début de projet lorsque les personnes qui vont travailler ensemble ne se connaissent pas. Le but est que chaque participant puisse s’exprimer et définir ses valeurs, ses objectifs personnels mais également ses contraintes devant la mission à réaliser. Cette méthode est généralement à l’initiative d’un manager facilitateur car il est important qu’une personne extérieure puisse gérer cette phase d’échange afin que tout le monde puisse être entendu.
Étape 1 : Individuellement, chaque participant prend un temps pour compléter 4 points
Étape 2 : Prenez ensuite le temps d’échanger vos feuilles avec les autres participants afin de prendre connaissance du cadre de travail de chacun . N'hésitez pas également à en parler voir même de débattre
Vous pouvez aussi vous lancer dans un serious game avec le jeu “Cadre sur table” qui permet aux collaborateurs de s’aligner sur un cadre de travail de manière plus ludique. Les participants doivent souvent travailler ensemble pour résoudre des problèmes et atteindre des objectifs, ce qui renforce la dynamique de groupe.
Ce jeu présente de nombreux avantages, notamment en matière d'apprentissage interactif, de développement des compétences, de renforcement de la prise de décision, de collaboration et de mesure de la performance. Il offre aux participants une expérience d'apprentissage engageante et réaliste tout en minimisant les risques et les coûts associés à la formation en conditions réelles.
Pour conclure cet article, aligner une équipe avant de lancer un projet est un élément fondamental pour garantir le succès. En définissant clairement les objectifs, en clarifiant les rôles, en favorisant la communication, en élaborant un plan détaillé et en encourageant la collaboration, vous créez les bases d'une équipe bien alignée. Gérez les conflits de manière proactive, fournissez les ressources nécessaires, établissez des KPI, célébrez les succès et restez flexible. Avec ces étapes, vous pouvez maximiser les chances de réussite de votre projet et atteindre vos objectifs avec succès.
