Animer une session de Design Sprint

Le Design Sprint est une méthode agile qui permet de trouver des solutions innovantes et ce en un temps imparti. Afin de répondre à cet objectif, l'organisation d'un design sprint nécessite une préparation spécifique pour garantir son succès. Au-delà des 5 étapes à suivre, ce processus d'innovation est basé sur le travail collaboratif et nécessite de former une équipe aux profils variés qui viendront répondre à des besoins spécifiques tout au long de la démarche. Le sprint master sera la personne responsable du Design Sprint. Son rôle est  de préparer, d'animer et de restituer le travail réalisé au cours du Sprint.  Voyons désormais comment animer un design sprint ?

La méthode du Design Sprint 

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Un Design Sprint est une méthode agile tel que le Design Thinking, l’objectif étant de centrer le processus d’innovation sur les besoins de l’utilisateur final. Le Design Sprint repose sur le fait de construire et tester un projet en seulement cinq jours ! La méthode du design sprint se distingue par la contrainte temporelle imposée. Pour parvenir à réaliser cette méthode dans les délais, cinq étapes sont nécessaires :

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Les 5 étapes : 

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1. Map : Définition de la problématique à résoudre et de la cible à travers la création du persona.‍‍
2. ‍Sketch : Cette étape consiste à travailler sur la recherche de solution à apporter au problème précédemment défini ainsi qu’à réaliser les storyboards. ‍
3. Decide : Phase de décision pour choisir laquelle des solutions devra être prototypées.‍
4. Prototype : C’est le moment de prototyper le projet à l’aide des storyboards réalisées lors de la deuxième étape.‍
5. Test : Cette dernière phase consiste donc à tester votre projet et procéder aux modifications en fonction des retours utilisateurs récupérés ! 

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Ces cinq étapes sont similaires aux étapes que nous connaissons déjà de la méthode Design Thinking, que vous pouvez retrouver en détail dans le livre blanc “Le design thinking au coeur de projets intrapreneuriaux”. Néanmoins, il est important de comprendre que ces phases sont applicables à un laps de temps bien plus court que pour le design thinking, car l'objectif premier du design sprint est de répondre à un besoin utilisateur sur un délai de cinq jours. 

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Comprenez plus en détail la méthode design sprint avec l’article suivant : “Design sprint, encore un mot à la mode mais de quoi s’agit-il ?”

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Pourquoi réaliser un design sprint ? 

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Cette méthode est généralement utilisée avant le développement de projet. Elle est très utile lorsqu’il est nécessaire de faire preuve d’innovation afin de concevoir un nouvelle offre. Néanmoins, cette approche peut également être appliqué sur une offre en perte de vitesse dans le but d'améliorer un produit ou service existant. Cette méthode peut également s'appliquer à des projets internes d'évolution sur l'organisation.

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Le sprint permet d'aligner des équipes aux compétences transverses dès le début d'un projet. Il est parfois difficile de pouvoir embarquer l'ensemble des équipes sur un projet dû à un processus long et fastidieux (présentation, réunion, point d'avancement...). En appliquant la méthode du design sprint, les personnes essentielles à la réussite du projet sont sur la même longueur d'onde dès le départ. Rassembler et faire travailler en convergence les profils aux compétences variées permettra de prendre des décisions et parvenir à des accords rapidement en bénéficiant de l’engagement de tous. La mobilisation des équipes étant sur une période condensée, cela favorise la compréhension du projet, l'engagement et la concentration des collaborateurs.

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Le design sprint est également une bonne approche ans le cas où ou vous auriez besoins de convaincre afin d'obtenir un financement. Vous pouvez ainsi présenter des résultats tangibles à vos managers, investisseurs et parties prenantes pour les convaincre d'allouer un budget au développement de votre solution. 

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Pour synthétiser, le design sprint est utile afin de :

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• Stimuler la créativité de ses équipes et développer l’intelligence collective : tirez profit du travail collectif pour donner une dynamique au projet.

• Tester la viabilité d’un projet en un temps restreint : grâce à un planning organisé vous testez le potentiel d’un concept et limitez les risques.

• Réorienter le projet si nécessaire : vous apprenez rapidement les attentes de vos utilisateurs ce qui vous permet de réajuster le concept en fonction des besoins observés.

• Crédibiliser un projet : prouver la viabilité du concept permettra de convaincre plus facilement les investisseurs ou dirigeants de votre entreprise.

• Investissement réduit :  tester le potentiel d’un produit à l’aide d’un prototype permet de réduire les coûts d’investissement et maximiser le retour sur investissement.

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Comment animer un design sprint ? 

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Constituer son équipe : 

Avant de se lancer dans cette démarche, la première étape, et pas des moindres est de constituer une équipe en charge du projet ! L'un des facteurs de succès de votre sprint sera la diversité de votre équipe. En constituant un groupe avec des profils aux compétences et expertises variées, vous enrichirez les échanges. C'est la richesse des profils qui permettre d'aborder la problématique identifiée au début du Design Sprint sous différents angles.

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Différents rôles peuvent être attribués à votre groupe lors d’un sprint permettant une meilleure répartition des tâches ainsi qu’une plus grande efficacité. La diversité des rôles est très intéressante dans un processus d'innovation tel qu’un sprint ! On retrouvera principalement 5 rôles à attribuer en plus de celui du décideur : 

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• Le service client : Permet à l’équipe d’avoir un aperçu clair des attentes du client.

• Le facilitateur : Aussi appelé sprint master, son rôle est d'animer le sprint. Il sera le garant du respect du timings et facilitera les échanges de façon à ce que chacun puisse s'exprimer. Retrouvez plus de précisions sur la posture de faciliteur dans notre livre blanc “La facilitation, l’art d’animer un groupe”

• Le marketeur : Il s'occupe de la cohérence du projet et du message transmis par l’entreprise envers la cible.

• Le designer : C’est la touche créative de l’équipe, il a pour mission de gérer les prototypes afin de répondre aux problèmes posés.

• Le financier : Son objectif est de définir les retours sur investissement (ROI) ainsi que les coûts relatifs au projet. 

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Un dernier rôle est essentiel pour mener à bien son sprint, c’est celui du décideur !

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Choisir un décideur : 

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Le décideur fait partie intégrante de l’équipe, son rôle consiste à trancher. notamment lors de la phase 3, la solution à prototyper. C’est donc lui qui prendra la décision finale en cas de désaccord ou de non décision au sein du groupe. 

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Le décideur va donc participer comme tous les autres collaborateurs à l’entièreté du sprint. Son rôle lui demandera d’avoir un certain pouvoir dans le groupe. La personne qui aura ce rôle devra faire preuve de leadership et d’un pouvoir de décision afin de faire accélérer le sprint et son groupe.

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Préparation et organisation logistique :

En générale, la gestion du Design sprint revient au facilitateur. Cette préparation en amont est nécessaire pour ne pas ralentir la démarche et garantir son bon déroulement. La préparation du sprint consistera dans un premier temps à réserver un environnement de travail propice au travail collaboratif et d'inviter les membres de l'équipe qui auront précédemment été définis. Cette invitation devra mentionner quel est l'objectif de ce sprint, la période de mobilisation, le lieu... L'invitation devra être envoyée plusieurs semaines en avance afin de permettre a chacun d'anticiper ces 5 jours de mobilisation et ainsi garantir leur présence.

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Le facilitateur sera également en charge de concevoir un planning par jour en intégrant différents icebreakers et en préparant les outils nécessaires à l'avancement du projet (canvas, persona, business model...). Il devra également s'assurer que les participants auront les ressources nécessaires tels que plusieurs tableaux blancs, des blocs de post-its, des stylos et des feutres... Des outils collaboratifs digitaux pourront également faciliter le travail.

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On demandera également à l'organisateur de réunir un panel d'utilisateur potentiel. En effet, vous aurez très peu de temps au cours de votre design sprint pour trouver des utilisateurs pour votre phase de test. Il est donc préférable de créer une liste avant le début de la démarche. Il assura une prise de contact avec les utilisateurs qui testeront le prototype en fin de semaine afin d'anticiper cet étape et assurer un maximum de retour.

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Exemple d’une semaine type design sprint : 

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• Lundi : Définition de l’objectif avec pour but de s’accorder sur l’objectif principal et les questions qui pourraient tourner autour.
  Outils à votre disposition : Cartographie/mapping, Interview des experts identifiés au sujet, questionnement “How might we ?”.
  
  À la fin de cette journée tout le questionnement autour du projet doit être terminé afin d’avoir un objectif clair et précis.

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• Mardi : C’est le jour où vous commencez à proposer les premières solutions au projet, vous synthétisez les idées et vous choisissez celles que vous souhaitez tester le 5ème jour.
  Outils à votre disposition : Lightning démos pour synthétiser et collecter les idées, Crazy 8’s pour collecter des idées de manière plus créative en dessinant des croquis.
  
  Pour finir cette journée, vous n’oublierez pas de choisir les solutions que vous souhaitez tester pendant la phase du test de vendredi. 

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• Mercredi : Vous choisissez les meilleures solutions pour la phase de prototypage qui suivra. Au cours de la journée une ou des solutions vont être validées par l’équipe et en deuxième partie de journée vous vous projetterez sur le scénario.
  Outils à votre disposition : présentation des solutions de chacun, tour de table, avis du décideur, storyboard pour la partie scénario.

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• Jeudi : C’est au tour des designers de s’atteler à la tâche ! Pour ce quatrième jour, vous vous pencherez sur le prototypage de la ou des solutions validées la veille. N’hésitez pas à vous répartir les tâches, une partie s'occupe de la création tandis qu’une autre se penche sur la rédaction, sans oublier l’assemblage et la préparation du test pour le lendemain.
  Outils à votre disposition : Vous pouvez vous aider du storyboard créée le mercredi, des outils tels que figma ou adobe xd seront utiles pour créer le prototype.
  
  Cette phase de prototypage est primordiale pour votre sprint car c’est le prototype qui va conditionner toute la phase de test du lendemain ! 

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• Vendredi : Dernier jour, dernière étape et pas des moindres ! C’est l’étape du test. Il faut donc tester les prototypes des solutions sur lesquelles vous travaillez depuis le début de la semaine.
  Outils à votre disposition : Trouver un panel de testeur pour avoir un maximum de retour qualitatif, vous pouvez également vous aider d’outils, tels que le AB testing, une échelle d’utilisabilité ou bien un test utilisateur. N’hésitez pas à trier vos avis utilisateurs à l’aide d’un formulaire afin de centraliser vos retours.
  
  Une fois les retours obtenues il est temps de débriefer afin d’identifier les points positifs ou négatifs et réajuster la solution ! 

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Les 3 points essentiels à respecter pour un bon sprint : 

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• Avoir confiance en la méthode, il est important de respecter chaque étape même si vous avez l’impression de ne pas avancer ou d’être bloqué, c’est à la fin du sprint que vous comprenez leurs importances ! 

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• Identifier les risques en amont est essentiel avant de se lancer dans un sprint, notamment pour cette méthode qui demande un temps et un budget limité.

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• Être entouré d’une équipe polyvalente vous permettra une meilleure approche de chaque étape de la méthode de par les compétences de chacun. Il ne faut donc pas hésiter à préciser en amont le rôle et les responsabilités de chacun. 

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Organiser son design sprint avec Exoflow

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La méthode design sprint est un réel levier de développement pour les entreprises permettant une résolution de problème accélérer tout en plaçant la créativité au cœur de la démarche ! Nos consultants ont pour objectif de faciliter vos sessions de design sprint en vous accompagnant dans votre démarche. Nous sommes garant de l'organisation de votre design sprint. Avec une posture de facilitateur, nous accompagnons l'équipe vers l'atteinte de ses objectifs. A l'issue du sprint, nous vous fournissons un livrable de l’ensemble des contenus co-créés ainsi que de nos recommandations pour la continuité du projet. Contactez nos consultants pour découvrir plus en détail notre méthode d’accompagnement ! 

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